Werkwijze
Ga naar het digitale evenementenloket
- Bij jouw eerste bezoek aan die pagina, kan je je registreren. Je krijgt dan een paswoord dat je achteraf kan aanpassen.
Na het aanmelden kom je terecht op de vragenlijst
- Het aantal vragen verschilt naargelang de aard van het evenement.
- Je kan ook bijlagen opladen en toevoegen aan jouw aanvraag.
Voor grote evenementen (> 500 personen) moet je ook volgende plannen als bijlage bij jouw aanvraag voegen: een inplantingsplan, een intern noodplan en indien nodig een parcoursplan. Als je een opstelling hebt van meer dan 60 vierkante meter moet je van deze opstelling ook een grondplan bijvoegen.
Zorg ervoor dat je over voldoende informatie beschikt
- Zoals de nodige contactgegevens, de juiste locatie waar je evenement doorgaat, is dit op openbaar of privédomein én publiek toegankelijk, een grondplan met afmetingen en aanduiding van: ingang, uitgang, nooduitgang, toegangswegen voor de brandweer, toog, podium, noodverlichting blusapparaten, verwarmingstoestellen, toestellen om eten of drank te bereiden, is er elektronisch versterkt geluid, parkeergelegenheid; overzicht van het programma met exacte uren, …
- Je kan de aanvraag opslaan en verder invullen wanneer het je past.
Jouw aanvraag wordt pas in behandeling genomen als je alle vragen hebt beantwoord en jouw aanvraag hebt ingediend
- Dan worden de nodige adviezen aangevraagd.
- Volledig ingediende evenementenaanvragen krijgen voorrang op onvolledige.
Indien nodig kan je toelichting geven op een veiligheidsoverleg met de betrokken stadsdiensten.
Na het inwinnen van alle adviezen van verschillende stedelijke diensten wordt jouw aanvraag opnieuw voorgelegd aan het college voor een definitieve beslissing. Na de goedkeuring door het college ontvang je een toelating voor jouw evenement. Hieraan kunnen eventueel een aantal bijkomende voorwaarden verbonden zijn.
Wens je meer info? Mail naar evenementen@ieper.be of neem contact op met de dienst economie op 057 451 682.
Vanaf 1 januari 2020 zijn er nieuwe regels voor de organisatie van wielerwedstrijden (inclusief dua- en triatlons). Ze zijn voor het grootste deel ook van toepassing op de organisatie van alle-terreinwedstrijden, zoals cyclocrossen en mountainbikewedstrijden, maar dan wel al vanaf 1 september 2019.