Ondersteuning vredesprojecten

Aanvraag voor de ondersteuning van particuliere vredesprojecten door het vredesfonds van de stad Ieper.

1. Het Vredesfonds wenst particuliere vredesprojecten met bijzondere uitstraling een financiële steun te verlenen. Daartoe is jaarlijks een bedrag van € 5000 voorzien.

2. Met “particulier” wordt bedoeld: een project opgezet door een Ieperse vereniging, een samenwerkingsverband van Ieperse verenigingen en/of erkende instellingen of van Ieperse en niet-Ieperse verenigingen en/of erkende instellingen of door een school gevestigd in Groot-Ieper, een samenwerkingsverband van Ieperse scholen of van Ieperse en niet-Ieperse scholen. Politieke partijen kunnen geen projectvoorstellen indienen.

3. Met “vredesproject” wordt bedoeld: een welomschreven initiatief of evenement dat mensen van verschillende nationaliteit op één of andere wijze in Ieper bijeenbrengt en waarvan het opzet is de internationale vredesgedachte te bevorderen in de lijn van de basisverklaring van het Vredesfonds.

4. Met “bijzondere uitstraling” wordt bedoeld: het initiatief of evenement heeft een internationaal karakter en de organisatoren waarborgen dat een deel van de activiteiten in publiek toegankelijke ruimten plaatshebben en deze op voldoende wijze worden bekend gemaakt, zowel in het Ieperse als in de regio / het land van de buitenlandse partner/s.

5. Initiatiefnemers die voor financiële steun wensen in aanmerking te komen, vullen een door het Vredesfonds opgemaakt aanvraagformulier in en dienen dit in op het secretariaat van het Vredesfonds. Het dossier bevat minstens volgende elementen:

• De doelstelling van het project en de wijze waarop de initiatiefnemers voorzien die doelstelling te bereiken;
• De mate waarin deze doelstelling een bedding vindt in de werking van de initiatiefnemers;
• Een gedetailleerde beschrijving van het project en een programma (dagen, uren, plaatsen, eventueel uitwijkmogelijkheden bij slecht weer, accommodatie en overnachting van de deelnemers);
• Een opgave van de taal van de verschillende deelnemers en de voor het project gekozen werktaal/talen;
• Een overzicht van de eigen en buitenlandse deelnemers, voor zover al bekend (naam, functie, woonplaats, land);
• Een pers- en public relations planning.
• Een gedetailleerde begroting van voorziene inkomsten en uitgaven, met vermelding van eventuele andere subsidiërende instanties.

6. De bij het secretariaat van het vredesfonds ingediende projecten worden door het vredesfonds geagendeerd en behandeld op de eerst volgende bijeenkomst van het vredesfonds. Het vredesfonds nodigt een vertegenwoordiger van de initiatiefnemers uit om het project tijdens de bijeenkomst voor te stellen.

7. De definitieve toezegging van steun aan het project/de projecten gebeurt na de beoordeling van het project tijdens de bijeenkomst van het vredesfonds. Het vredesfonds beslist autonoom over het bedrag van de financiële steun per project.  De beslissing wordt aan de initiatiefnemers meegedeeld onmiddellijk na de deliberatie of ten laatste binnen een termijn van één week na behandeling op de bijeenkomst. Het vredesfonds kan bemiddelend optreden om meerdere projecten in één groter geheel te laten samenvloeien.

8. De toegezegde steun wordt uitbetaald na uitvoering van het project en nadat de initiatiefnemers verslag hebben uitgebracht op de eerstkomende bijeenkomst van het vredesfonds. In overleg met de initiatiefnemers kan eventueel worden overgegaan tot de betaling van een voorschot.

9. De initiatiefnemers die voor steun in aanmerking komen, nodigen een delegatie van het Vredesfonds uit op de publieke programmadelen van het project.

10. De initiatiefnemers die voor steun in aanmerking komen, moeten de medewerking van het vredesfonds uitdrukkelijk vermelden op alle publicaties die ter gelegenheid van de manifestatie worden verspreid.

11. Mochten zich na de indiening van het dossier belangrijke wijzigingen voordoen in het programma of het concept van de activiteiten, dan dienen de initiatiefnemers deze, voorzien van de nodige argumentatie, onmiddellijk aan het secretariaat van het Vredesfonds te melden. Wanneer een gepland project, om welke redenen dan ook, geheel of gedeeltelijk niet doorgaat, kan het al betaalde voorschot geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden.