Charter voor evenementen in Ieper Vredesstad
Stad Ieper waakt voor haar evenementen en in haar vergunningenbeleid over de naleving van het uitdragen van de waarden van Ieper Vredesstad en vraagt dat ook de organisatoren zelf hiertoe initiatief nemen. Daartoe worden organisatoren in het kader van de aanvraagprocedure voor een activiteit of evenement, gevraagd dit charter ook te onderschrijven.
Geluid
In functie van het geluidsvolume dat tijdens het evenement geproduceerd wordt, dienen er door de organisatie enkele maatregelen genomen te worden:
- Minder dan 85 dB(A): geen maatregelen noodzakelijk (achtergrondmuziek).
- Meer dan 85 dB(A) en minder dan 95 dB(A): geluidsmeting verplicht.
- Meer dan 95 dB(A) en minder dan 100 dB(A): geluidsmeting en –registratie is verplicht. De organisatie moet ook oordoppen beschikbaar stellen voor het publiek.
De verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant/organisator een geluidsbegrenzer gebruikt wordt. Een uitgebreidere toelichting vind je
hier terug.
Het einduur van de muziekactiviteit is bepaald in de zonale politieverordening. Hierbij is er onderscheid tussen muziekactiviteit in open lucht, tent of in een zaal/loods. Het einduur is respectievelijk uiterlijk 2u, 3u of 4u. Telkens dient een uur voor dit einduur de activiteit reeds afgebouwd (stoppen drankverkoop, verminderen geluidsvolume...). Hou er rekening mee dat in de toelating een stiller volume of een strenger einduur vastgelegd kunnen worden.
SABAM
Je bent als organisatie zelf verantwoordelijk voor de aangifte bij Sabam en billijke vergoeding. Dat wordt dus NIET via het evenementenloket geregeld. Sinds 1 januari 2020 werken Sabam, PlayRight en SIMIM samen onder de noemer van het uniek platform Unisono. Zo regel je voortaan de auteursrechten en de Billijke Vergoeding via één licentie en met één betaling. Raadpleeg de website
www.unisono.be voor meer info.
Bewaking fuiven/evenementen
Zonale politieverordening – p. 34 – Artikel 2.9.1.5
Fuiven, feesten en evenementen in voor het publiek toegankelijke inrichtingen dienen vanaf 250 aanwezige toeschouwers te beschikken over minstens 2 ‘personen met een veiligheidsopdracht’. Per extra 250 aanwezige toeschouwers dient een extra ‘persoon met een veiligheidsopdracht’ aanwezig te zijn. Voor fuiven, feesten en evenementen in openlucht kan het aantal ‘personen met een veiligheidsopdracht’ bepaald worden op een veiligheidsoverleg. Naargelang de omstandigheden kan het zijn dat de ‘personen met een veiligheidsopdracht’ moeten gemachtigd worden door de Burgemeester teneinde te voldoen aan de hogere regelgeving.
Publiciteit
Het plaatsen van tijdelijke publiciteit op gemeentewegen voor het evenement kan enkel mits toelating van het college van burgemeester en schepenen. De stad biedt voorzieningen aan om het voeren van tijdelijke publiciteit te faciliteren nadat de goedkeuring op basis van de informatie in de aanvraag is verleend. Alle bepalingen zijn opgenomen in
deze brochure.
Indien je
publiciteitsborden wilt plaatsen langs
gewestwegen, moet je een aanvraag indienen bij het agentschap wegen en verkeer.
Hier vind je meer informatie over het plaatsen van publiciteit langs gewestwegen.
Het uitdelen van flyers ter promotie van het evenement kan enkel na het goedkeuren van het evenement en op de plaatsen en momenten zoals opgegeven in het loket op voorwaarde dat geen hinder wordt veroorzaakt, niemand lastig wordt gevallen, de omgeving net wordt gehouden en er geen flyers worden bevestigd aan voertuigen.
We moedigen iedere organisator ook aan om het evenement te publiceren in de
activiteitenkalender van UIT in Ieper. Meer informatie via
www.UiTdatabank.be.
Voorzieningen
Het gebruik van vuurwerk kan enkel na toestemming van de burgemeester en de goedkeuring van de aanvraag voor het evenement. De volledige reglementering rond het gebruik van vuurwerk is terug te vinden in het
zonaal politiereglement op pagina 26-29.
Catering
Drankvergunning
Er dient enkel een drankvergunning aangevraagd te worden indien de gebeurtenis meer dan tien keer per jaar of voor minimum 15 opeenvolgende dagen wordt gehouden.
Gebruik van een barbecue op het openbaar domein
Indien een barbecue wordt gebruikt op het openbaar domein moeten de nodige veiligheidsmaatregelen worden voorzien. Er moeten preventieve maatregelen genomen worden tegen de verontreiniging van het openbaar domein, de ondergrond moet worden beschermd. De wetgeving inzake voedselveiligheid en hygiëne moet strikt worden nageleefd. Na het gebeuren moet de omgeving worden opgeruimd.
Schenken van alcoholische dranken
Het is verboden om alcohol te verkopen, te schenken of aan te bieden aan -16-jarigen. Met alcohol bedoelt men alle alcoholhoudende dranken van meer dan 0.5% vol. o.a. bier, wijn,…. Sterke drank (zoals bepaald in artikel 16 van de wet van 7 januari 1998 betreffende de structuur en de accijnstarieven op alcohol en alcoholhoudende dranken) mag men niet verkopen, schenken of aanbieden aan -18-jarigen. Van elke persoon die alcohol/sterkedrank wil kopen mag gevraagd worden zijn leeftijd aan te tonen.
Verkoop van etenswaren
Indien je op een evenement etenswaren verkoopt, moeten de richtlijnen inzake de voedselveiligheid nageleefd worden. Alle voorschriften opgesteld door het FAVV zijn hier terug te vinden onder de paragraaf gelegenheidsverkoper.
Materiaal
Erkende verenigingen, organisaties zonder commercieel doel zoals onderwijsinstellingen, rust- en verzorgingstehuizen en instellingen met een sociaal doel of besturen van dorps- en wijkkermissen kunnen gratis feestmateriaal ontlenen bij de technische dienst. Nadat een aanvraag voor het evenement is ingediend, kan via volgende
link materiaal aangevraagd worden.
Veiligheid
Bij wielerwedstrijden gelden specifieke voorschriften inzake de inzet van hulpverlening. De bepalingen zijn terug te vinden in het
KB van 28/06/2019 vanaf artikel 17.